ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

   Η επικοινωνία μεταξύ των ατόμων και των υπηρεσιών εξυπηρετεί τους ακόλουθους σκοπούς:
1) Παροχή πληροφοριών: Η επικοινωνία μπορεί να αφορά μια απλή μεταφορά πληροφορίας μεταξύ των ατόμων (ανοδικά ή καθοδικά) που αφορά στον τρόπο και στη διεκπεραίωση μιας εργασίας.
2) Λήψη απόφασης: Ο σκοπός αυτός της επικοινωνίας περιλαμβάνει την παροχή πληροφοριών με σκοπό τη λήψη μιας απόφασης. Εναλλακτικά σχέδια δράσης, επιπτώσεις συγκεκριμένων αποφάσεων, σε βάθος ανάλυση προβλημάτων μπορούν να βοηθήσουν τα άτομα να πάρουν καλύτερες αποφάσεις.
3) Παρακίνηση: Η καλή επικοινωνία βοηθά στη δημιουργία ενός θετικού κλίματος μεταξύ των ατόμων και των εργαζομένων, με αποτέλεσμα την αποδοχή των προσωπικών και επαγγελματικών στόχων και τη δραστηριοποίηση προς μια ορισμένη κατεύθυνση.
4) Πειθώ: Η επικοινωνία με σκοπό την πειθώ περιλαμβάνει συζήτηση, ανταλλαγή απόψεων και ιδεών. Δεν περιλαμβάνει την επίτευξη συμφωνίας με βάση τη χρήση δύναμης, εξουσίας ή εξαναγκασμού.
5)Εντολές/ Οδηγίες: Ιδιαίτερα στη δημόσια διοίκηση, η οποία διέπεται από μια ορισμένη ιεραρχία, οι προϊστάμενοι προσπαθούν να ελέγξουν και να κατευθύνουν την εργασία των υφισταμένων προς μια συγκεκριμένη πορεία. Η επικοινωνία εδώ έχει υποχρεωτικό χαρακτήρα και  δεν αφήνει περιθώρια αμφισβήτησης ή ελευθερίας στον εργαζόμενο.
6) Έλεγχος: Αφού αποσαφηνιστούν τα καθήκοντα, οι ευθύνες και η ιεραρχία του οργανισμού, η επικοινωνία βοηθά στη διαδικασία του ελέγχου της συμπεριφοράς και της απόδοσης των εργαζομένων.
7) Υψηλό ηθικό: Η επικοινωνία επιτρέπει την εκδήλωση των συναισθημάτων, την επίλυση διαφορών, την εξομάλυνση συγκρούσεων και τελικά οδηγεί σε αρμονικές σχέσεις μέσα στην υπηρεσία.
8) Ψυχαγωγία/κοινωνικοποίηση: Κάθε οργανισμός ή υπηρεσία αποτελεί μια μικρογραφία της κοινωνίας. Οι ώρες που βρισκόμαστε μέσα σ’ αυτή τη μικρή “κοινωνία της εργασίας” είναι πολλές φορές περισσότερες από αυτές που είμαστε με την οικογένεια και τους φίλους μας. Η ανάγκη για ψυχαγωγία και κοινωνικοποίηση είναι ανθρώπινη και η επικοινωνία είναι ένας τρόπος ικανοποίησης στο χώρο εργασίας.
			
				ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

   Η επικοινωνία αρχίζει από την ανάγκη ή την επιθυμία του αποστολέα να πει κάτι. Στη συνέχεια δημιουργεί το μήνυμα, δηλαδή επιλέγει τον τρόπο που θα το πει, τον κώδικα επικοινωνίας και το μέσο που θα το μεταβιβάσει. Το μήνυμα φτάνει στον αποδέκτη, ο οποίος σχηματίζει μια αντίληψη για ό,τι άκουσε ή διάβασε με βάση την αντιληπτική του ικανότητα. Στη συνέχεια ο αποδέκτης ερμηνεύει το  μήνυμα με βάση τις στάσεις, τις γνώσεις και τις εμπειρίες του και αντιδρά ανάλογα. Όπως υποστηρίζει ο Δ. Ψυχογιός(συγγραφέας) (2003), η επικοινωνιακή διαδικασία είναι πρωτοβουλία του δέκτη. 
Τα στοιχεία της επικοινωνίας είναι:
•	ο αποστολέας – πομπός
•	η κωδικοποίΗση
•	το μέσο
•	ο παραλήπτης – δέκτης
•	η ανάδραση (feedback) και 
•	το περιβάλλον
Ο τρόπος που θα επιλέξει ο αποστολέας να κωδικοποιήσει το μήνυμα που θέλει να μεταδώσει (φωνή, λέξεις, νοήματα, εικόνα, στάση του σώματος), είναι βασικό στοιχείο της αποτελεσματικής επικοινωνίας. Το περιβάλλον μέσα στο οποίο συντελείται η διαδικασία της επικοινωνίας παίζει σημαντικό ρόλο στην  ποιότητα και στο αποτέλεσμά της.
 Η διαδικασία της επικοινωνίας προυποθέτει μετάδοση και λήψη. Η απλή έκφραση ιδεών δεν είναι επικοινωνία, αλλά αποτελεί το ένα σκέλος της, όταν δεν υπάρχει ο αποδέκτης για να “αποκωδικοποιήσει” το μήνυμα. Όπως, επίσης, υγιής επικοινωνία δεν είναι ο μονόλογος, ο οποίος δεν έχει το αμφίδρομο στοιχείο της επαφής. Τα μέσα που χρησιμοποιούμε είναι γλωσσικά, δηλαδή η χρήση της γλώσσας, γραπτά ή προφορικά και μη γλωσσικά.
Όπως και το να δει, όμως κάποιος, η επικοινωνία είναι διαδιακσία που “βγάζει” τον άνθρωπο από την απομόνωση και τον κάνει να προσεγγίζει τους συνανθρώπους του. Χωρίς αυτήν ο άνθρωπος θα είχε όλα τα στοιχεία του πρωτογονισμού κια του άλογου ζώου, κατά τον Αριστοτέλη. 
Το αντικείμενο της επικοινωνίας είναι το μήνυμα που περιέχει, οι πληροφορίες, οι πληροφορίες, οι ιδέες, οι θέσεις και έχει σκοπό και στόχο την αλλαγή τηςη συμπεριφοράς του άλλου.
Εξ ορισμού, λοιπόν, η επικοινωνία είναι η “λειτουργία με την οποία οι ανθρώπινες υπάρξεις αποστέλλουν και λαμβάνουν μηνύματα, κατά τρόπο ώστε να κατορθώνεται η προσέγγιση μέσω του μηνύματος, όπως αποστέλλεται και του μηνύματος, όπως κατανοείται από το λήπτη” (Colin Mares, Communication).
Η αποτελεσματική επικοινωνία δεν προυποθέτει μόνο το σωστό τρόπο, αλλά και τον κατάλληλο χρόνο και τόπο. Πολλές φορές η επιλογή λάθος χρόνου ή τόπου μπορεί να ακυρώσει ένα σωστά κωδικοποιημένο μήνυμα με συνέπεια να μην επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

				ΕΙΔΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Μια πρώτη προσέγγιση σχετικά με τα είδη επικοινωνίας θα μπορούσε να είναι η ακόλουθη (Κουτούζης & Παυλάκης, 2013):
•	Γραπτή
•	Προφορική
•	Μη λεκτική
Τα τελευταία χρόνια η μη λεκτική επικοινωνία και συγκεκριμένα η γλώσσα του σώματος (body language)  έχει αποτελέσει ένα αγαπημένο αντικείμενο μελέτης των επιστημόνων εξαιτίας του ενδιαφέροντος και της πολυπλοκότητας που παρουσιάζει.

Μια άλλη προσέγγιση διαχωρίζει την επικοινωνία σε 
•	Τυπική και 
•	Άτυπη
Τυπική είναι η επικοινωνία που ακολουθεί επίσημα κανάλια (ιεραρχία) και τρόπους μετάδοσης μηνυμάτων μέσα στην υπηρεσία, ενώ άτυπη είναι η ανεπίσημη, που δεν ακολουθεί την ιεραρχία και τα καθιερωμένα κανάλια της επικοινωνίας. Με την άτυπη επικοινωνία είναι συνδεδεμένη και η έννοια των διαδόσεων, οι οποίες κυκλοφορούν και μπορούν να δημιουργήσουν σοβαρά προβλήματα εξαιτίας στρεβλώσεως μηνυμάτων ή υπερβολών.
Είναι φανερό ότι τα διάφορα είδη επικοινωνίας αλληλοσυνδέονται μεταξύ τους  και κατά συνέπεια είναι δυνατόν ένα μήνυμα να ανήκει σε περισσότερα από ένα είδη. Για παράδειγμα, μια εγκύκλιος του Υπουργείου Οικονομικών προς όλους τους Γενικούς Γραμματείς των υπόλοιπων Υπουργείων αποτελεί ένα είδος γραπτής και τυπικής επικοινωνίας.
Οι τρόποι επικοινωνίας είναι πολλοί και ο καθένας εξυπηρετεί τα διαφορετικά είδη επικοινωνίας και διαφορετικούς σκοπούς, όπως συμβαίνει και στην περίπτωση των επιχειρήσεων.
			
			ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

Η επικοινωνία στις επιχειρήσεις αναπτύσσεται συνήθως σύμφωνα με το ιεραρχικό οργανόγραμμα της επιχείρησης. Η οργανωτική δομή της επηρεάζει τη συμπεριφορά των ατόμων και των ομάδων που διαμορφώνονται μέσα στα πλαίσιά της. Τα διάφορα προβλήματα και οι συγκρούσεις που εμφανίζονται στην επιχείρηση είναι συνήθως αποτέλεσμα προβλημάτων επικοινωνίας, τα οποία συχνά έχουν τη ρίζα τους στην παγιωμένη αντίληψη που επικρατεί στην επιχείρηση όχι μόνο για την όποια επικοινωνιακή διαδικασία, αλλά και για την όλη λειτουργία της (το πόσο ανταγωνιστικά επιτρέπει ή θέλει να είναι μεταξύ τους τα στελέχη, το πόση ελευθερία επιτρέπει στους εργαζόμενους της για κοινωνικό “συγχρωτισμό” κλπ.).
Μέσα στα πλαίσια λειτουργίας της επιχείρησης και συνεργασίας των στελεχών και των εργαζομένων της, παρατηρούνται δύο συστήματα οργανωτικής επικοινωνίας:
•	το εξωτερικό, το οποίο χαρακτηρίζεται από το επίσημο οργανωτικό διάγραμμά της και 
•	το εσωτερικό, το οποίο αναπτύσσεται από τις μεταξύ των εργαζομένων σχέσεις και αλληλεπιδράσεις.
Όταν οι υπάλληλοι μιας επιχείρησης βασίζονται στο εξωτερικό σύστημα ως οδηγό συμπεριφοράς, η όλη επικοινωνιακή διαδικασία μπορεί να χαρακτηριστεί έως και “γραφειοκρατική”.
Ωστόσο, ακόμη και οι πιο τυπικές επιχειρήσεις δεν μπορούν να λειτουργήσουν χωρίς ένα εσωτερικό οργανωτικό σύστημα επικοινωνίας. Η ροή της τυπικής επικοινωνίας στις επιχειρήσεις μπορεί να παίρνει τις εξής μορφές:
•	καθοδική (από ανώτερο ιεραρχικά στέλεχος της επιχείρησης προς κατώτερο)
•	ανοδική (από κατώτερο προς ανώτερο) ή 
•	οριζόντια (μεταξύ στελεχών της επιχείρησης που βρίσκονται στο ίδιο ιεραρχικό επίπεδο)
Για την αποτελεσματικότερη αντιμετώπιση των προβλημάτων επικοινωνίας, που μπορεί να παρουσιάζονται σ’ ένα τέτοιο περιβάλλον, είναι σκόπιμο να υπάρχει καταρχάς η εκπεφρασμένη επιθυμία για αμοιβαία συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων, αλλά κυρίως  να γίνεται προσπάθεια ώστε να βρίσκεται πάντοτε σε ισορροπία το “ισοζύγιο” μεταξύ των εκροών του εξωτερικού και του εσωτερικού συστήματος επικοινωνίας στο περιβάλλον του οργανισμού.